Har din virksomhed styr på softwarelicenserne (af 26. april 2001)
Indledning
Stort set alle virksomheder anvender i dag i et vist omfang software udviklet af tredjemand, og stort set al anvendelse af software er underlagt licensvilkår fra tredjemand (licensgiver). Anvendelse af software vil endvidere i et vist omfang være reguleret af ophavsretsloven.
En del virksomheder overholder desværre ikke licensvilkårene eller ophavsretsloven, hvilket oftest skyldes, at der ikke er en effektiv kontrol af anvendelsen af softwaren, og hvor der ikke er udarbejdet retningslinier for virksomhedens licensstyring.
For ganske få virksomheders vedkommende sker overtrædelsen helt bevidst, men for de fleste virksomheders vedkommende sker overtrædelsen pga. manglende rutiner og kontrol, men hvor virksomheden grundlæggende ønsker at overholde vilkårene.
En del virksomheder har således slet ikke noget samlet overblik over den software, der anvendes, samt vilkårene herfor, og det kan vise sig at blive dyrt for virksomheden.
Anskaffelse af software og ikke mindst vedligeholdelse af softwaren via opdateringsabonnementer m.v. udgør i dag en forholdsvis stor udgiftspost, og der kan være betydelige beløb at spare, såfremt virksomheden har fuldt overblik over den anvendte software, således at der fx ikke betales opdateringsabonnementer for software, der ikke anvendes, at der ikke betales for flere brugere end dem, der anvender softwaren o.s.v.
Krænkelse af licensvilkår og ophavsretsloven kan endvidere få alvorlige følger i form af erstatningskrav, manglende service m.v. og betydelig bad-will, såfremt offentligheden får kendskab til overtrædelser.
Licensvilkår og typer af licenser. Det kan ofte være vanskeligt at vurdere rækkevidden af de rettigheder og pligter, vilkårene indeholder. Hvorvidt forskellige licensvilkår, navnlig vilkår som pålægger licenstager
voldsomme restriktioner i anvendelsen, fx vedrørende efterfølgende overdragelse og salg af programmerne, er gyldige og kan påberåbes af licensgiveren kan være tvivlsomt, og der er i dansk retspraksis ikke mange sager om fortolkning af licensvilkår.
Som licenstager vil man ofte have visse ufravigelige rettigheder m.h.t. brugen af programmerne jf. ophavsretsloven. Det ligger imidlertid uden for formålet med nærværende artikel at vurdere rækkevidden og gyldigheden af konkrete vilkår i forhold til bl.a. ophavsretsloven.
Licensvilkårene kan i princippet opdeles i to kategorier:
A. Software som købes en gang for alle, og hvor der betales et engangsbeløb ved erhvervelse af softwaren, og hvor licenstager kan anvende det, så længe licenstager ønsker det. Der kan være tilknyttet muligheder for opdateringsabonnementer, hotline og support m.v., som licenstager kan vælge at tegne, men dette er valgfrit.
B. Software som licenstager i princippet lejer en brugsret til for en periode, og hvor der betales fx et årligt beløb for at bevare brugsretten til programmet. Softwaren kan være installeret på virksomhedens udstyr eller ”lejet” af virksomheden i form af en ASP-aftale. Denne leje/afgift kan være fastsat som et fast beløb, et beløb pr. bruger eller som en anden variabel størrelse. Sådanne licensvilkår er et løbende retsforhold, hvor der er mulighed for at opsige aftalen med et vist varsel, ligesom licenstagers misligholdelse af vilkårene kan betyde, at licensgiver kan hæve aftalen og dermed licenstagers mulighed for fortsat at anvende softwaren. Ofte er der i disse vilkår fastsat regler for, om licensgiver kan ændre vilkårene, og med hvilket varsel dette kan ske.
Det er selvsagt ikke uden betydning for en virksomhed, hvilken type af licens, der er tale om, og indholdet i licensvilkårene navnlig ved type B kan få afgørende betydning for virksomhedens fremtidige brug, idet virksomheden kan blive sårbar ved licensgivers opsigelse eller ændring af vilkårene, da det vil være forbundet med store omkostninger at skifte softwaren ud.
Licensvilkårene angiver rammerne for hvordan, den pågældende software må anvendes, herunder hvem der har ret til at anvende den, hvor den må anvendes, og i hvilket omfang den må anvendes m.v. Licensvilkårene kan fx indeholde bestemmelser om:
- Kun den virksomhed, der har indgået licensaftalen, må anvende softwaren, hvilket betyder, at andre dele af koncernen, fx datterselskaber eller søsterselskaber ikke må anvende den pågældende software.
- Softwaren må kun anvendes på en konkret server eller på konkrete pc’ere, hvilket betyder, at softwaren ikke kan flyttes over på andre enheder, medmindre der betales et gebyr eller der indgås en ny licens.
- Softwaren kan ikke overdrages, hvilket i værste fald kan betyde, at der ikke kan indgås facility management aftaler, eller at softwaren ikke kan overdrages i forbindelse med en fusion, rekonstruktion eller salg af virksomheden (omfanget og gyldigheden af sådanne vilkår kan være tvivlsomt).
- Kun et vist antal eller konkrete navngivne brugere må anvende softwaren, og at fx hver installation tæller som én bruger. Dvs. installation på en ansats stationære pc’er og på den ansattes bærbare pc’er tæller som 2 brugere.
- Softwaren kun må anvendes til behandling af licenstagers egne data og kun til internt brug, hvilket kan begrænse anvendelse af softwaren i koncernforhold fx, at der kun må foretages lønadministration for licenstagers egne ansatte og ikke for ansatte i et datterselskab.
- Softwaren er shareware program, der er gratis at prøve i en periode, men at der fx ved brug i længere tid end 30 dage skal betales en licensafgift.
Er der tale om type B licenser, vil vilkårene endvidere fx regulere hvorledes, antallet af brugere fastlægges, og med hvilket varsel, der kan ske en ajourføring af disse, og hvorledes den løbende licensafgift beregnes.
De begrænsninger der som regel er i licensvilkår har været genstand for behandling i Konkurrencestyrelsen – se Styrelsens redegørelse fra maj 2000, kapital 5 – hvor Styrelsen stiller spørgsmål ved gyldigheden af visse licensvilkår, herunder licensgivers mulighed for at ændre i vilkårene efterfølgende, da dette kan være misbrug af dominerende stilling.
Gennemgang af programmer og licenser i virksomheden
Har virksomheden ikke allerede klare retningslinier for anvendelse af software, bør virksomheden starte med at gennemgå samtlige servere, pc'er m.v. og få fastlagt præcis hvilken software, der anvendes i virksomheden, herunder i hvilke versioner m.v., hvor er softwaren installeret, og hvor mange anvender softwaren. En sådan fortegnelse bør herefter løbende ajourføres centralt et sted i virksomheden.
Dernæst bør virksomheden samle alle licensvilkår og originalprogrammer (disketter og cd'er) med henblik på at gennemgå alle licensvilkår, idet disse kan variere fra program til program jf. ovenfor. Også licensvilkårene og originalprogrammer bør samles et centralt sted i virksomheden.
Herefter kan virksomheden kontrollere hvorvidt licensvilkårene er overholdt, herunder om antallet af installationer svarer til antal licenser, om antallet af brugere svarer til det antal, der betales licensafgift for, og at der er betalt det korrekte beløb for opdateringer og hotline m.v.
Indgår virksomheden i en koncern, bør virksomheden overveje, om undersøgelsen ikke bør omfatte hele koncernen, således at der ved gennemgang af licensvilkår kan undersøges, om de selskaber, der anvender softwaren, også er dem, der har indgået licensaftalerne, herunder om de selskaber, der rent faktisk anvender programmerne, også har ret hertil.
Det kan fx vise sig, at moderselskabet med 3 ansatte står som licenstager for et lønadministrationssystem, som jf. vilkårene kun må anvendes af licenstager til behandling af lønnen for licenstagers ansatte, men faktisk anvendes softwaren af alle datterselskaber i koncernen
Er der ikke overensstemmelse mellem licenstager og dem, der anvender softwaren, bør det omgående undersøges, hvorledes dette rettes, herunder om det er muligt eventuelt at overdrage softwaren til andre, at indgå koncernaftaler eller andre ordninger.
Virksomheden bør udpege en overordnet licensansvarlig, der står for den løbende ajourføring af fortegnelsen over anvendte programmer i virksomheden, og som er i besiddelse af samtlige licensvilkår og eventuelle originale programmer m.v.
Den licensansvarlige har det overordnede koordinerings- og kontrolansvar med henblik på at sikre, at virksomheden overholder alle licensvilkår.
Navnlig hjemmearbejdspladser og bærbare pc’er kan være vanskeligt at kontrollere, og der kan være grund til netop for disse enheder at fastlægge specielle regler for kontrol, samt at indskærpe overfor de ansatte, hvad der må installeres og ikke installeres på dette udstyr. Må de ansatte fx installere egne programmer fx spil, hjælpeværktøjer m.v., hvordan sikrer virksomheden sig, at der er tale om legale versioner med originale licenser m.v.
Anskaffelse af ny software
Forud for anskaffelse af nyt software bør virksomheden nøje gennemgå licensvilkårene bl.a. med henblik på at vurdere om licensvilkårene sikrer, at virksomheden kan anvende programmerne som forudsat, kan programmerne senere overdrages, kan antallet af brugere efterfølgende ændres, hvorledes kan licensgiver senere ændre betingelserne, kan virksomheden opnå rabat ved køb af flere programmer/brugere eller ved at indgå koncernaftaler o.s.v.
Også accessoriske aftaler som fx opdateringsabonnementer og
supportaftaler bør gennemgås for at vurdere muligheden for efterfølgende vedligeholdelse af programmerne og vilkårene herfor.
Det er afgørende for en styring af licenserne, at der ikke sker anskaffelse af nyt software uden om den licensansvarlige, hvorfor virksomheden bør fastlægge retningslinier for ansattes køb af nyt software, fx at de øvrige ansatte har forbud mod selv at indkøb software af nogen art.
Via internettet er det i dag muligt at downloade utallige former for software, og det er vigtigt, at også en sådan anskaffelsesmåde koordineres via den licensansvarlige, samt at øvrige ansatte har forbud mod downloading af sådan software. En del af de ulovlige kopier af software der i dag findes i mange virksomheder, skyldes netop muligheden for at kunne downloade programmer fra nettet.
En del af det software der ligger på nettet er imidlertid ulovlige kopier (pirat-software), der er lagt ud på nettet til downloading uden tilladelse fra rettighedshaveren. Software, der lovligt kan downloades, er næsten altid underlagt licensvilkår, og disse forhold skal undersøges nøje, inden der sker downloading. Der kan fx være tale om programmer, der frit kan downloades og anvendes til privat brug, mens licensgiver forudsætter betaling af en licensafgift, såfremt programmet anvendes til erhvervsmæssige formål.
Uanset hvorledes websiten, hvorfra der kan downloades software, fremtræder, vil virksomheden, der downloader softwaren, være ansvarlig, såfremt det viser sig, at der er tale om pirat-software, og virksomheden kan som udgangspunkt ikke undskylde sig med, at man troede, at der var tale om lovlig software.
Virksomheden bør altid ved anskaffelse af ny software sikre sig, at de originale licensvilkår/ beviser foreligger, samt de originale medier i form af cd'er m.v.
Retningslinier for installation af programmer, opdateringer m.v.
Virksomheden bør fastlægge rutiner for hvem, der installerer software på virksomhedens udstyr, hvem, der opdaterer softwaren m.v., således at fortegnelsen over brugere m.v. løbende ajourføres.
Virksomheden bør overveje, om det skal være op til de enkelte medarbejdere at installere software, navnlig fordi installation ofte sker via installationsprogrammer på servere m.v., hvor den licensansvarlige ikke har nogen mulighed for at konstatere, at der er foretaget endnu en installation.
Netop ansattes frie og ukontrollerede adgang til software og installation af denne er en af de største årsager til overtrædelse af licensvilkår. I større virksomheder kan der med fordel fastlægges ”programpakker” for de enkelte
medarbejdergrupper, således at der i IT-afdelingen er klare retningslinier for, hvordan en pc’er skal konfigureres og udstyres med software, når fx en ny sælger, økonom, ingeniør m.fl. ansættes og udstyres med en pc’er.
Afmelding af licenser og sletning af programmer ved fx salg af udstyr
Betaler virksomheden en løbende licensafgift efter antallet af installationer og/eller brugere, kan der være betydelige beløb af spare, ved hele tiden at få ajourført dette overfor licensgiver, så der ikke betales for flere installationer/brugere end dem, der rent faktisk anvender softwaren.
Slettes der software, bør det altid undersøges, om dette skal resultere i opsigelse af opdaterings- og/eller supportabonnementer m.v.
Ved skrotning og salg af udstyr bør sådant udstyr gennemgås, dels med henblik på en effektiv sletning af virksomhedens oplysninger, der måtte være gemt på udstyret, dels med henblik på at vurdere i hvilket omfang, software skal slettes, eller licensvilkårene giver adgang til fx videresalg af softwaren. Under alle omstændigheder vil køber være berettiget til at få de originale licenser og medier, og virksomheden kan ved overdragelsen have afskåret sig efterfølgende at anvende softwaren.
Virksomhedens løbende kontrol og ajourføring
Virksomheden bør fastlægge løbende eftersyn af servere og pc'er i virksomheden med henblik på at kontrollere antal brugere, installationer m.v. Fx at der hvert år forud for regnskabsaflæggelsen foretages et gennemsyn i hver afdeling, og hvor kontrollens resultat indrapporteres til den licensansvarlige.
Der kan også med fordel indføres periodiske kontroleftersyn i virksomhedens afdelinger, hvor det bl.a. kontrolleres, at antallet af installationer eller brugere svarer til antallet af licenser o.s.v.
Konstaterer IT-medarbejdere eller andre ansatte, at der fx på en ansats pc’er forefindes programmer, der ikke er anført på virksomhedens oversigt over ”godkendte” programmer, bør retningslinierne indeholde regler for indrapportering af sådanne hændelser, ligesom de ansættelsesretlige konsekvenser ved sådanne ”uautoriserede programmer” bør tilkendegives.
Licensgivers mulighed for kontrol
Licensgiver har i henhold til en del licensvilkår ret til at komme på uanmeldt kontroleftersyn, og retningslinierne bør også indeholde procedurer for en sådan gennemgang.
I foråret 2001 vedtoges endvidere en række ændringer i retsplejeloven (Bevissikring ved krænkelse af immaterielle rettigheder m.v. af den 28. marts 2001, lov nr. 216), hvorefter licensgivere via fogedretten kan ransage og beslaglægge udstyr og software, såfremt licensgiver har begrundet mistanke om, at der i en virksomhed anvendes piratsoftware, eller der på anden måde sker omfattende brud på licensvilkår og lovgivningen i øvrigt.
Effektiv kontrol med softwaren, herunder ajourførte fortegnelser over software, licenser m.v. og klare retningslinier for virksomhedens ansatte, kan minimere de skadelige virkninger for virksomheden som følge af ovennævnte besøg og undersøgelser.
Hvilke overtrædelser er der typisk tale om
- Køb af software i uoriginal eller manglende emballage, hvor der ikke findes originale medier og/eller originale licensbeviser.
- Køb af enkeltbruger-licenser fx alm. standardsoftware, der så installeres på flere enheder, og som cirkulerer blandt de ansatte. Ofte må standardsoftware alene installeres på én enhed og ikke både på en stationær og en bærbar pc, selvom det er den samme person, der anvender denne software.
- Ved downloading fra websites der ikke er producentens/licensgivers egen, er der betydelig risiko for, at der er tale om pirat-software, ligesom der ved downloading fra websites ikke altid foretages en grundig gennemgang af licensbetingelserne, da sådan software ofte fejlagtig opfattes som ”freeware”/gratis, navnlig hvor der er tale om mindre programmer fx hjælpeprogrammer og ”værktøjer”.
- Ved installation af software på servere og intranet, da der er risiko for, at denne software spredes til andre end dem, der har ret til at anvende softwaren. Enhver der har adgang til virksomhedens system kan således installere softwaren.
- Ved leje af software, herunder ASP-aftaler, da leverandøren ikke altid har ret til at ”leje” programmer ud.
- Ved opsigelse af licensaftaler eller ved afprøvning af software (free-trial-periode), hvor virksomheden efter udløb ikke får slettet samtlige kopier af softwaren.
- OEM-aftaler (Original Equipment Manufacturer), hvor softwaren alene må bruges på konkret angivne enheder, og softwaren kan ikke installeres på andre enheder, heller ikke selvom de slettes fra de enheder, hvorpå de oprindeligt var installeret.
- Køb af software fra andre licenstagere, idet disse ikke altid har ret til at overdrage softwaren.
- Køb af shareware og freeware software, da der kan være specielle vilkår for erhvervsmæssig anvendelse af sådan software.
Virksomhedens ansvar for krænkelse af licensvilkår
Det klare udgangspunkt er, at det er virksomhedens ansvar, at licensvilkårene overholdes, og virksomheden kan ikke undskylde sig med rod i licenserne, eller at det er en ansat, der ikke har overholdt licensvilkårene.
Kun under helt særlige omstændigheder, hvor fx en ansat i strid med klare retningslinier har downloadet pirat-software via internettet uden virksomhedens viden, vil virksomheden muligvis kunne komme udenom et erstatningsansvar.
Konsekvenser ved brud på licensvilkår
Herudover kan licensgiver i princippet afslå at indgå licensaftaler med virksomheden, hvilket betyder, at virksomheden må se sig om efter anden software, hvorefter al data skal konverteres m.v., hvilket kan være yderst omkostningskrævende.
Ved grovere overtrædelser af ophavsretsloven er der endvidere risiko for, at overtrædelsen kan få strafferetlige konsekvenser i form af bøde eller hæfte.
Ved uretmæssig anvendelse af software har virksomheden heller ikke krav på afhjælpning af fejl og mangler, ligesom softwaren ikke supporteres eller på anden måde vedligeholdes.
Brud på licensvilkår og direkte anvendelse af pirat-software er en ganske alvorlig forseelse, og virksomheden vil kunne lide betydelig bad-will overfor kunder og samarbejdspartnere ved sådanne krænkelser.
HANDLINGSPLAN FOR ETABLERING AF SOFTWARE-/LICENSSTYRING:
- Udpeg en licensansvarlig (Software Manager)
- Implementer en softwarepolitik
- Gennemgå al udstyr og skab overblik over installeret software
- Få alle licensvilkår, opdateringsabonnementsaftaler m.v. samlet og vurderet
- Fastlæg retningslinier for anskaffelse af software, herunder indkøb, registrering, opbevaring, installation, afinstallation og backup-rutiner
- Etabler en samlet licens- og softwarefortegnelse(Software log)
- Fastlæg retningslinier for ajourføring af licens- og softwarefortegnelsen
- Fastlæg retningslinier for periodisk gennemsyn af virksomhedens udstyr og software, samt eventuelle ”uanmeldte” stikprøver i virksomheden
- Skab sikkerhed for at medarbejderne kender reglerne for anvendelse af software
- Gennemfør eventuelt orienteringsmøder
- Indarbejd retningslinierne i medarbejderhåndbogen
- Fastsæt tidspunkt for revurdering/ajourføring af retningslinierne
Copyright Bender.dk
Vedhæftede filer (0):
Relaterede artikler (0):
Eksterne links: (0):