Licensgennemgang / License Audit

 

Gennemgang af en virksomheds eller myndigheds licensforhold har mange navne: License Audit, software revision, licensgennemgang, licensverfikation m.fl. Sammenfattende for alle betegnelserne er, at de vedrører en softwareproducents krav på at få oplysninger om og adgang til at foretage en gennemgang af de ibrugtagne/indkøbte programmer, som hidrører fra den pågældende producent. Desuden er det kendetegnende for en licensgennemgang, at licensaftaler rejser en mængde juridiske, strategiske og operationelle problemstillinger på flere niveauer. Dels ved indgåelsen af licensaftalen, som indeholder revisionsklausulen, dels i tilknytning til den løbende licensstyring, og ikke mindst i forbindelse med gennemførslen af licensgennemgangen.

 

BvHD’s rådgivning

 

BvHD har stor erfaring med at bistå virksomheder og myndigheder med en licensgennemgang. Vi har indgående kendskab til markedets standardlicensaftaler, og i kraft af vores it-nichefokus har vi medvirket i og rådgivet om eksempelvis:

• Forståelsen, fortolkningen og håndhævelsen af en revisionsklausul, herunder hvad man skal have særlig fokus på.
• Licensstyringens varetagelse og forankring i kundens organisation. 
• Forebyggelse af underlicensering, og hvilke aftaler der skal indgås i den forbindelse.
• Hvordan man skal forholde sig, når der varsles en licensgennemgang. Hvad siger aftalen? Er varslingen aftalemæssig, og er det den rette revisionsvirksomhed, der er udpeget til at varetage licensgennemgangen? Hvad siger licensaftalen i forhold til virksomhedens licensbehov og konfiguration? Er revisionsklausulen gyldig?
• Betaling af revisionsomkostninger, hvilket ofte er reguleret af en bestemmelse, som ikke indeholder en entydig fastlæggelse af, hvornår virksomheden/myndigheden kan tilpligtes at betale revisionsomkostningerne.
• Forhandlinger med standardsoftwareproducenter i tilfælde af en påstået underlicensering.

 

BvHD har endvidere samarbejdspartnere, som bistår i rådgivningen af virksomhederne/myndighederne om eksempelvis tekniske forhold, og som kan inddrages i licensgennemgangen alt efter behov.

 

I vores rådgivning har vi erfaret, at værdien af vores rådgivning er størst, hvis vi inddrages tidligt i processen. Herved får vi større mulighed for at påvirke de forskellige faser, hvor vi ofte indtager en juridisk projektlederrolle i tæt sparring med virksomheden/myndigheden.

 

I forbindelse med en artikelserie i Computerworld om licensgennemgange har BvHD opstillet 9 gode råd omkring processen i og gennemførslen af en licensgennemgang.

 

Kontaktpersoner:

Kasper Heine og Jesper Langemark